中規模病院の経営企画室のブログ

今日は、「電話」の話です。 当院では、我々システム部門で、外線・内線を含め「電話」の管理もしています。 私はこれまでいくつかの医療機関に在籍してきましたが、どこの医療機関でも、「電話」に関しては、システム部門ではなく、総務課で管理していました。 当院では、システム部門が総務課から派生する形で誕生したのですが、どうも、その時に電話を管理していた者が、システム部門の担当になり、そのまま今に至るらしいのです。 いわゆる、「人に仕事がつく」というヤツですね。 ところで、医療機関に限らず、そこそこの規模の会社であれば、「電話料金の見直しを…」という電話が結構な頻度でかかってくるのではないでしょうか。 「御社の電話回線の使用状況から最適の…」、「このたび、新しいサービスが開始され、手数料などかからず、手続きするだけで月々の基本料が…」など、切り口はいろいろありますが、こういう電話を1本/月くらいで受けているような気がします。今月は、1本/週くらいで受けているような…。 私は、自分が「電話」に関して、あまり知識ないこともあって、この手の電話がかかってきた際は、なるべく時間をとって、直接お話を聞くようにしています。 各社で重複する話も多く、時には少し乱暴な話をいただくこともあるのですが、それでも「確かにそれは重要だ」という話をいただくこともあります。 【電話の見直しをやらねば】 それにしても、電話って、本当に複雑ですね。 まず回線の種類が、一般、ＩＳＤＮ、それから光（ファイバー？）、それぞれに得意不得意、できるできないがあって、それぞれに料金体型がある。提供している会社も、NTT系、KDDI系、ソフトバンク系とあって、もうなにがなんだか…。 一方で、請求書は回線ごとに来たりするものだから、全体が把握しにくく、1枚あたりの金額は高くても数万円だから、淡々と支払処理がされて、事務長の厳しい（？）チェックも通過しやすい。 ところが、全ての請求書を積算すると、結構な金額になります。当院では、100まではいかないものの、それに近いくらいの回線数があるのです。 電話ばかりは、毎日使うものなので、このコストを削減できれば、かなり経営に貢献できるはずです。 【システム部門で電話を担当すべきか】 冒頭で、これまで私が...

先日、電子カルテの麻酔記録で、「なんか、変なデータが入っている」と、院内で大騒ぎになりました。 麻酔記録の酸素濃度が、モニタに表示されている数値と、微妙に違うというのです。 酸素濃度と酸素分圧 これは大変、ということで、手術室で使用している生体情報モニタのメーカーさんに来ていただき調べていただいたところ、あっさりと原因がわかりました。 生体情報モニターから出力されているのは、酸素濃度ではなく、「酸素分圧」なのですと。 酸素濃度は％の単位を使いますが、酸素分圧は、mmHg（ミリメートルエイチジーと読むらしいです。人によっては、ミリミリエイチジーとも）という単位を用います。 酸素濃度と酸素分圧は、全くの無関係ではないらしいのです。ある公式によって計算すると、酸素濃度から酸素分圧が、酸素分圧から酸素濃度が計算できるらしいです。 私は専門的な知識がないので、詳しいことはお調べください。 なぜ、今まで気づかなかったのか 今回の問題は、1件の手術で発生した現象ではありません。前述のとおり、モニタが出力している値が異なっていたのだから、このシステムを採用して以来、今までずっと、ということになります。 では、なぜ今まで気づかなかったのでしょうか。 麻酔医は術中、電子カルテの画面を見ることはほとんどありません。頼りにしているのは生体情報モニタに表示されているデータです。 そもそも、電子カルテの方は数分おきの記録であり、また、値が反映されるまでに数十秒のタイムラグがあるので、リアルタイムの状況判断には使えないのです。 今回は、緊急の手術であったため、いつもとは別の医師が麻酔を担当しました。普段やらないことを担当するため、いろいろと確認しながらやっていく中で、この問題を発見することができました。 桁が違う 「普段見ないから」ということもありますが、もう一つこの問題をややこしくしていたのが、モニタから送られてくるデータが、そもそも「1桁少ない」ということです。 例えば、40%の酸素濃度だとして、これを酸素分圧にすると、だいたい300mmHgちょっとになるらしいのです。 「40」と表示されるべき項目に「300」と表示されたら、さすがにおかしいと思うでしょう。（しかも単位は％だし） それが、1桁少なく「3...

ブログの更新がすっかり滞ってしまいましたが、やっと保険改正を含む「年度更新作業」が落ち着いてきたので、また少しずつ記事をアップしたいと思います。 今回の話題は…、年度更新作業の中で、電子カルテの書き込み権限を見直すことがあり、開けてみてびっくり…という話です。 当院では、今年度、医師事務作業補助体制加算を見直すことになりました。 申請にあたり、いくつかの書類を提出することになっているのですが、その中に、 院内規定文書の写しを添付し、併せて、院内における電子カルテシステム（オーダリングシステムを含む。）における「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン］に規定する真正性、見読性、保存性の確保に係る取組がわかる資料及び各入力項目についての入力権限、許可権限がわかる一覧表を添付すること。 とあります。 一応、電子カルテを運用する上での規程類は定めてあるので、これを提出すればよいのですが、困ったのが、「 入力権限、許可権限がわかる一覧表 」です。 こでまで、忙しさにかまけて、こういった基本的なことを確認したことがありませんでした。 あまりに基本的なことだからこそ、ここに矛盾や欠陥があれば、もっと大きな問題になっているはず…、という、逆説というかヘリクツというか…。 そんなわけで、改めて、各資格に対し、「何ができて、何ができないのか」を、調べることにしました。 その方法は、至ってシンプル。当院で運用されている資格ごとに、ダミーのユーザーIDを作り、一つ一つチェックしていくというものです。 すると、いろいろな問題に気づくことができました。 カルテ記事を代行入力した場合に、指示医師（代行される側）の名前が一般のユーザーにはわからないこと、 放射線技師でもないのに、レントゲンオーダーの代行入力ができる、検査技師でもないのに、検査オーダーの代行入力ができるなど（なぜか処方は薬剤師と医師事務作業補助者に限られていました）、 これまで、よく問題にならなかったものだと、正直驚きました。 思えば、我々システム部門の職員が、今回のような基本的な操作を一つ一つ確認していくというのは、あまり機会がありませんでした。 電子カルテ導入の時には、一通りの操作説明を受けるのですが、その頃は、紙カルテから電子カルテに置き換わること自体が大きな変化であ...

年度またぎの1周間は、雑多な仕事が多く、なんともいえない疲労感が残りました。 以下、この1周間でやったこと。 【保険改正・消費税変更】 ずっと前から取り組んでいたことなので、この1周間でやっていることは、実際に稼働してみて発生する問題を潰す作業ですね。 カルテメーカーさんが提供したプログラムにいわゆる「バグ」があったり、こちらで設定したマスタが思わぬ動きをして設定にミスがあったことに気づいたり…、バタバタとやってます（進行形） 【新入職員のユーザー登録】 新入職員が電子カルテが使用できるよう、ユーザー登録します。 事前にある程度準備できるのですが、部署によっては、直前にならないと配属が決まらない…、なんてことがあります。 ひどいのは、大学の医局から派遣されてくる非常勤の先生です。本人が来ないとわからない、つまり当日先生が来たらその場で登録するのです。 【非常勤医師の操作説明】 そして、初めて当院で診察する先生には、外来診察に出る直前に操作説明をします。今どきの先生方は、電子カルテは大学でも使いこなしているので、メーカー固有の特徴を説明すれば、すぐ使いこなします。当院で使用している薬剤や、入院申し込みの細かいルールなどは、現場のスタッフがやってくれます。 【導入オリエンテーションの準備】 看護部などの大所帯の部署では、OJTではなく、集合研修で電子カルテの使い方を説明します。 その時、意外と面倒なのが、テスト用のデータを作っておくことです。ダミーの患者データは、もちろん使いまわしなのですが、各部署の電子カルテ委員がいろいろとテストで使うため、中にはすぐに使用できないこともあります。そんな患者データをキレイ？な状態にしておきます。 その他、入院の処理をするために、ダミーの病棟の空けておきます。そして、準備した患者データに入院申し込みをしておきます。 なにせ数が多いので、この処理だけで1日がかりだったりします。 【セキュリティの講習】 新入職員全体のオリエンテーションの中で、我々システム部門は情報セキュリティについて、講義を行います。 最近少し落ち着いてきましたが、一時期「バカッター騒動」なんてものがあったので、今年は特に、SNSやブログの利用について力を入れて説明しました。 【新任医師のPC手配】 新しく着任された先生のI...

電子カルテを導入して1年が経過し、導入直後は「ありがたい」機能だったのが、「ウザく」なることがあります。 最近、当院で見直しを検討しているのが、オーダーに文書作成を関連付ける機能です。 検査や入院など、内容の説明や同意 確認で、患者様と文書を取り交わすことは少なくありません。インフォームド・コンセントの流れから、取り扱う文書の量は増えることはあっても、減ることはないでしょう。 （たぶん、多くのメーカーさんのもそうだと思いますが）当院で使用している電子カルテでは、この大量に発行する文書を、オーダーマスタに登録しておくことができます。「この検査にはこの同意書」というのが、スタッフが全て覚えていなくても、検査オーダーを入力すれば、システムが自動的に出力してくれます。 「書類を渡しそびれることがなくなる」、「用紙のストックが必要なくなる」ということで、電子カルテ導入時はとても画期的だと思われたこの機能、ここにきて見直す動きがあります。 理由は、「診療の流れをさまたげる」ことです。オーダーするたびに「Excelが起動し、文書が生成され…」となり、これを完結しないと、次の操作に進めないのです。正確には、完結させなくても、ある程度のところで保存しておけばよいのですが、オーダーのたびにExcelが起動し、文書が生成され…というのは、慣れてくると、じれったく感じるものです。 ほとんどの書類は 医師が完結させなくてもスタッフでカバーできるので、なおさらです。 現場はなんとかして医師の負担を軽減しようと努力しています。そういった意味では、この仕組みは見直しの時期に来ているのだと思います。 思えば、マウスによるオペレーションが直感的で馴染みやすく「初心者にもとっつきやすい」のに対し、PCの操作に習熟しているほど、ショートカットキーを駆使して、ほとんどマウスを使わなかったりします。 これと同じく、電子カルテシステムも、ユーザーの習熟度に応じて、インターフェースを見直すことが必要なのかもしれません。 現在は、診療終了のタイミングで文書をまとめて生成できないか、カルテメーカーさんと打ち合わせているところです。

医療業において、予約のキャンセルというのは頭の痛い問題です。 ひとつは経営上の問題です。 医療の業界では、ホテルやレストランなどのように、「キャンセル料」という感覚が、病院側にも、患者様にもありません。ですから、キャンセルする方は簡単にキャンセルできます。すると、病院側はよほど上手にやりくりしないと、せっかくそろえたスタッフや高額な医療機器が、生産性を発揮できなくなってしまいます。 前述のホテルやレストランみたいに、完全自由競争の業界ではなく、規制産業としてある意味では守られている部分もなるので、しかたのない部分であるとは思いますが、こういう部分をどのようにケアするかが、病院経営にいくらか影響するのではないかと考えています。 大型の機器を使用する検査や、リハビリ、あと、歯科クリニックなんかでは、かなり苦労されていると思います。 この点は、現在いくつかの取り組みをしているので、いずれ記事としてアップしたいと思っています。 もう一つは、医療上の問題です。 経営とは全く関係ありません。例えば、重い疾患の疑いがあり、精密検査をする必要があったとします。取り急ぎ検査を予約したものの、当日になって患者様からキャンセルの電話が入ります。 患者さんにしてみれば、いろいろ事情はあるでしょう。雨や雪が降っただけでも、お年寄りや具合の悪い方には辛いでしょうし、あるいは、事情があって患者様ご本人に病状の深刻さを伝えていないこともあります。 問題は、このキャンセルに対応した、次の手段が取れないことにあります。 当院では、予約の電話は基本的に事務スタッフが対応します。医療上の判断が必要であれば看護師に、看護師で迷うようであれば医師に指示を仰ぐ仕組みになっています。 それでも、漏れが出るということで、現場では、日々いろいろなアイディアを検討しています。 さて、今日の記事は、我々システム部門でこの「医療上の問題」に取り組んでいることをご案内します。 まず考えたのは、日々発生する「キャンセル」を補足して、それが、 A.すでに予約が予約が入っている B.予約は入っていないので、フォローの必要あり C.予約は入っていないが、フォローの必要なし に仕分けして、関係するスタッフに提供できないかと追うこと。 当院で採用している電子カルテのベンダーは、デ...

今、医療機関のシステム部門で仕事をされている方、また、それに関わる仕事をされている方は、保険改正の仕事で、日々過酷な生活を送っておられるのではないでしょうか。 当院では、電子カルテを導入してから、初めての大規模改正です。ある程度予測はしていましたが…、とにかくガンバルしかありません。 そんなビッグイベントがあっても、日常業務は動いているわけで、「改正で大変だから後回しにしてくれ」なんで言い訳が通用するはずもありません。（たまにダメモトで言ってみたりしますが） さて、そんな忙しい日々ではありますが、また一つ新しいことに取り組もうとしています。 表題にもある通り、Webの技術を使って、HIS上で情報共有を促進しようと考えています。 経緯はいろいろあるのですが、当院で採用した電子カルテでは、ちょっとした情報でもメニューを手繰って行って開かないといけないので、Webサーバを介して簡単にアクセスできないものかと考えはじめたたのです。 用途は、主に予約関係です。予約をともなう検査や、リハビリなどでは、キャンセルが発生すると売上がその分減少します。 ホテルやレストランと違って、キャンセル料を取るような業種ではないので、「キャンセル」については、どこの医療機関さんでも困っているのではないでしょうか。 私は、過去に歯科の経営を担当していたことがあるのですが、その時は本当に深刻な問題でした。 電子カルテのシステムで予約管理をしているので、このデータを公開することができれば、キャンセルで空いた予約枠に、臨時のオーダーを入れられるのではないか、と考えています。 ただ、電子カルテのインターフェイスが重いのです。メニューから予約サーバーを起動して、目的の検査項目を指定して…、なんてことを現場の人達にしてもらうわけにいきません。 そこで、Webサーバーを立て、SQL Serverのデータを直接見に行き、結果をリアルタイムにHTMLで表示する仕組みをつくろうと考えています。 じつは、このたび2014年度のシステム部門の年間目標として、「データの二次利用を推進すること」を掲げております。 勉強しなければいけないことが次から次へと増えますが、コツコツと取り組みたいと思っています。