中規模病院の経営企画室のブログ

前回の記事で書きましたが、5月から経営企画室は1人→5人の一気に4人増員。 増員と引き換えに、他部署が担当していたITインフラ業務を引き取ったので、さほど楽になったわけではありません。 さて、久しぶりにIT関連の業務を見ることになって驚いているのが、PCやプリンタなどのITデバイスの修理の多さ。 体感では、毎日何かが壊れるかのような、そんな気さえしてきます。 それもそのはず、当院が電子カルテ導入と同時に大量のPC＆プリンタを購入したのは2012年。じつに8年が経過しています。 数百台のPCを8年使っていれば、それはポロポロと壊れてきます。 一方、気になるのがPCの市場流通が滞っていること。 特にノートPCは、発注してから2ヶ月待つことも。 6/10に届いたPCは、さかのぼって発注日を確認したら「4/17」でした。 院内に設置している多くのデバイスは、基本的に経営企画室で数台の在庫を持ち、不具合を起こしたら即交換し、修理や買い替えは、その後じっくり検討しながら対応しています。 これは、臨床現場に迷惑をかけないようにとっている仕組みなのですが、今は、在庫から「出ていく」ばかりで、補充ができず困っています。 聞けば、このコロナ騒動で、リモートワーカー需要と、一方で輸入の停滞があり、需要と供給がともに悪影響を及ぼしているとのことです。 本当に、このコロナ騒動、いいことないです。

ここのところ、新型コロナウイルスに関連する話題ばかりになって、すっかり報告が遅れていましたが、5月1日から、経営企画室が新しいスタートを切りました。 じつに1ヶ月以上を経過しているのですが、改めてご報告を。 経営企画室を立ち上げ上げたのが2014年の後半、それから5年あまり、「一人部署」としてやってきました。 それがこの5月から一気に5人の部署になりました。 このご時世に4人の増員、その目的とはこんなところにあります。 経営企画室業務の限界 経営企画室の主な業務は、様々なプロジェクトものである、その名の通り「企画業務」、Webサイトや広告媒体の管理などの「広告業務」、そして、様々なデータを分析する「分析業務」の3本柱です。 これを長らく私一人でやってきましたが、さすがに限界でございます。 ITインフラ業務 古くからこのブログを知っている方はご存知ですが、経営企画室を立ち上げる前は、いわゆる「システム部門」でやっていました。もう5年以上もシステムの仕事から離れていたのですが、どうも上層部はシステム部門の現状に満足していないようで、再びご指名をいただいた次第です。 後継者育成 先に挙げた二つの業務は、病院の事務部門の中では、少し特殊なジャンルです。 もうすぐ私は50歳になろうかという年齢ですが、今のところ、院内を見渡しても適任と呼べる職員はおりません。 私が現役を終える時、定年が何歳になっているのかわかりませんが、今からその準備を始めても「早過ぎる」なんてことは全くありません。 と、こんな事情が重なり、一気に4人の増員となったわけです。 というわけで、病院の期待（というプレッシャー）を感じながら、日々過ごしております。

当院は運良く、今のところ、患者さんにも職員にもコロナ感染の「陽性者」は出ていません。 それでも、ちょっとした発熱などがあると、直ちに感染制御委員会判断で、自宅待機を命じられます。 現在、経営企画室で構築した、職員の状況報告の仕組みが運用開始されており、各部署は日々、職員の休業状況を申告することになっているのですが、これを集計してみると、意外とこの「自宅待機者」が多いことに気づきます。 経理部門で自宅待機者 その中でも、結構キビしいのが経理部門。 臨床の部署ももちろんたいへんなのですが、経理部門が「キビしい」のにはワケがあります。 同じ「1人減」でも、もともと人数の少ない部署だから、というのもありますが、蹴って一定的な理由はコレ「属人化」です。 経理部門の仕事は、完全に「担当」化されています。 「仕事が人につく」というヤツですね。 臨床の各現場のように、一定の「量」を分担する仕事であれば、残された職員が少し休みの人の分まで頑張ることによってなんとかできるのでしょうが、担当の職員が休んでしまうと、完全の「その仕事」停止してしまいます。 そして今は「決算」の真っ最中。1年で、もっとも経理部門が忙しくなる時期です。 リモートデスクトップを使っての「テレワーク」などを打診しましたが、「資料がないと仕事にならない」とのことで、これもNG。 これは、属人化問題ではなく、単純に「IT化の遅れ」ですね。 バックヤード部門のBCPは後回し 「BCP」という言葉が世の中に定着して、ある程度の組織になれば、常にどこかで考えている要素になりました。 しかしながら、実際に普段から経理部門を見ていて、仕事の属人化が徹底されている（もちろん悪い意味）と見ていました。 部署が対策を怠っていたのか、あるいは、対策を打診していたにもかかわらず経営判断でこうなってしまったのか、それは私にはわかりません。 医療機関では、現場のBCPは活発に議論されますが、事務部門のようなバックヤードは後回しになりがちです。 経営企画室も、この5月に再編成したばかりで、私自身把握していないことが多く、気をつけていきたいと思います。

外来の「電話診療」を始めるべく、いろいろと準備していたのですが、院長から「待った」がかかりました。 当院のような田舎でも、調べてみると結構な数の医療機関がオンライン診療に応じています。 電話で診療が済ませられることで感染リスクが下がるのは、患者さんにとっても、医療機関にとっても嬉しいことなのですが…。 院長によると、「非常勤の先生方にそこまで求められない」というのが理由のようです。 当院は、多くの非常勤の医師に支えてもらっています。都心から離れた中小規模の病院では、なかなか医師が集まらず、同じような運営をされている医療機関は多いと思います。 せっかく準備を整えてきましたが、少し様子見です。

最近新型コロナがらみの記事ばかりです。 当院の地域でも感染者の情報がチラホラ聞こえ始めています。 今のところ感染した職員はいませんが、発熱などの体調不良から数日間の自宅待機を命じられる職員が出てきています。 また、職員の「家族の」職場で感染疑いが出た、などの理由から、やはり休みを取る職員が出てきています。 で、経営企画室に来たのがコレです。 職員の状況を各部署が毎日報告する仕組みを作れ で、とりあえず作ったのが、EXCELの一覧表を共有して、各部署が自分の欄を入力してもらうというもの。 きれいな入力フォームを作れば良いのですが、「ワークシートに直」です。 病院の最優先課題なので、何よりもスピードです。 で、入力いた結果をVBAで整えて、稼働率を集計したりと、大急ぎで作りました。 私のようなバックヤードの職員でも、日々いろいろな対応を求められます。 陽性者の受入先になっている病院に比べれば、当院はまだ楽な方だと思いますが、この1ヶ月ほど、めまぐるしい毎日を送っています。

新型コロナ騒動で、本当に毎日様々な変化があり、対応するのがたいへんです。 唯一助かっているのは、ほとんどの会議が中止になり、その分の時間が自由になることです。 さて、当院でも、外来診療が、発熱やその他かぜ症状のある患者さんは、 時間帯 診察室 移動導線 を分けて行うことになり、現場は急ピッチでその準備を進めています。 （というか、現場レベルでは見切り発車しているようですが…。） 経営企画室には、Webサイトなどで、これを情報発信するよう指示を受けているのですが、一つ引っかかることが。 発熱・かぜ症状がある患者さんを受ける枠を「かぜ外来」という名前で行うとのこと。 個人的に、この「かぜ外来」という名前が、どうも違和感を感じます。 当初、「発熱外来」で話が進んでいたのですが、この名前だと、新型コロナウイルスの診療を行っているような印象を与えてしまうと言うのです。 新型コロナウイルスの診療を行っているのはごく一部の医療機関であり、当院のような中小規模病院では到底対応できません。 我々医療従事者にとってこのことは常識なのですが、一般の患者さんが勘違いして押し寄せたら、逆に院内感染のリスクを上げてしまいます。 そして、ひねり出した名前が「かぜ外来」とのことなですが…。 私は、シンプルに「時間帯と診察室を分けて外来を行っています」で良いのではないかと思うのですが…。

コロナ騒動は収まる気配がありません。 院内の感染対策マニュアルの改訂をはじめ、マスクやガウンの管理・使用方法など、毎日のように院内のルールがアップデートされます。 ここのところは、外来受診について、2つ取り組みを準備しています。 時差受診・導線分離 発熱の患者さんと、そうではない患者さんが受診する「時間帯」を分けようというものです。 そして、その導線も分ける準備をしています。 当院の外来は基本的に予約制なので、今入っている予約をどうするか、今後検討することになります。 私の仕事としては、導線分離をわかりやすく案内するコンテンツを制作します。 これから病院に来られる患者さんには、Webサイトでの告知を、病院に来られた患者さんには、順路を誘導する「サイン」を制作しなければなりません。 オンライン診療 なし崩し的に条件が緩和され…、というかむしろ奨励されている、この「オンライン診療」には複雑な思いがありますが、とにかく、当院でも急遽検討が始まりました。 いろいろ情報収集しているのですが、ネットで探すとたくさんのサービスが見つかります。 しかし、どれも「診療所」を想定したもので、当院のような「病院」が使用するのは、すこし違うのかもしれません。 まあ、慢性疾患のフォローは、「病院よりも、地域の診療所で」という方針なので、当院のような、「病院でありながら地域住民のかかりつけ医でもある」というのは特殊なケースなのかもしれません。 あと、この手のサービスはもれなく「クラウド」環境で動くものです。 当院の診療現場は、どこもインターネット環境が貧弱なので、これも整備しなければなりません。 最近、医療機関の疲弊が報道をよく目にするようになってきました。 当院のような田舎の病院でもこの状況なので、都心部の医療機関さんは本当に不安と疲労が蓄積していると思います。 最前線で戦っている医療従事者の皆さんには、心から感謝する次第です。