中規模病院の経営企画室のブログ

このブログでは、管理者用の画面があり、そこではどの記事に、どれくらいのアクセスがあったかが、分かる仕組みになっています。 コンスタントにアクセスを集めている記事の一つに「 電子カルテの導入期間はわずか5ヶ月 」という記事があります。 このブログを始めたばかりの頃に、カルテメーカーさんから「5ヶ月で導入します」というプレゼンテーションを受け、その短さに驚いた…、というだけの記事なのです。この記事がアクセスを集めているということは、たぶん導入期間に関心のある方の検索に引っかかるのでしょう。 そんな方の参考になればと考え、この5ヶ月間を振り返っておきたいと思います。 【導入期間開始前】 私が当院に着任したのは、5ヶ月の導入期間が始まる2ヶ月半前でした。「IT化」という意味では、同規模の病院に比べむしろ遅れている感がありました。それが一気に「電子カルテ導入」というのは、今思えば院長の「英断」なのですが、当時は本当に不安でした。 その私よりも、不安だったのが現場の職員です。私の印象では、特に看護師の不安はたいへんなものでした。 導入プロジェクトが正式に始まる前後はその不安から、「とにかく説明会を開いてくれ」と言われたものです。私自身もなるべく対応するようにしましたが、電子カルテの一般的な話はできても、機能や操作方法など具体的な話になると、メーカーさんに頼らざるを得ません。頼みのメーカーさんはというと、「（プロジェクトが）始まれば、おいおい説明しますから」という対応ばかりで、現場との板挟みになりました。メーカーさんの気持ちもよくわかります。たぶん、現実に触れてもいないものをいくら丁寧に説明しても、理解度が上がらず、結果、非効率なのでしょう。 当時の記事にも同じ事を書いたのですが、「初産」で何もかもが手探りの我々と、「この子で3人め！」くらい（？）のメーカーさんのギャップに悩んだ時期です。 【導入期間開始直後～4ヶ月前】 この期間のことで思い出すのは、部門システムの選定についてです。 電子カルテ本体もさることながら、当院では多くの部門システムがこの機会にリプレースになりました。部門システムを選定する現場にしてみれば、仕事の仕方に直結するので、簡単には決められないのですが、カルテメーカーさんは、「早く決めてくれないと接続の時間がなくなりますよ…」と。

電子カルテが稼働して10日以上経過しましたが、導入前の混乱を少しだけ記事にしておきたいと思います。 導入直前は、各ベンダーさんの納品が殺到しました。納品といっても、ただ物を置くだけでなく、設定はもちろん、電子カルテとの接続、稼働試験、実際に機器を使用して説明・リハーサルなど、ベンダーさんもたいへんですが、当院の職員もいろいろと対応することがあって、忙しい限りでした。 そんな誰もが、浮き足立っている時こそ、信じられないようなミスが起きます。 リハーサルが始まっても、生体情報モニタから、電子カルテに情報が送られこない、と大騒ぎしてみたものの、ハブの電源が入っていなかった。 オーダーを監視するプログラムを、夜間のメンテナンスで停止し、その後起動するのを忘れていた。 なんて、本当に「ウソでしょ！」と言いたくなるようなイージーミス。 その他にも、たまたま同時期に行われた漏電検査で、ある部門システムのサーバーがダウンしていたのですが、それに気づかず、調査に何時間もかかったなど。 UPSコントロールの設定が、数ミリ秒の停電を感知しただけでシャットダウンを発動する設定になっていたそうで、その後、停電の許容時間を数分に延長することにしました。 一瞬、「そもそも、こんな時期に漏電検査をする方が…」とも思いましたが、本番前に気づいてよかったとも言えます。 普段の仕事でもそうですが、焦っていると良い仕事はできませんね。

電子カルテの可動から、今日で10日が経ちます。 【ハードウェア的には問題なし】 ハードウェアやインフラとしては特に問題なく稼働しております。 当院では、本番と全く同じ環境を使って、システム構築や、説明会・リハーサルなど実施していました。本番が近づくにつれて、徐々に稼働率が上がり、本番直前と、本番ではほとんど変わらない稼働率で、システムに係る負担が急に増えることがありませんでした。 もう15年ほど前になりますが、当時在籍していた病院では、稼働初日にシステムダウンして大混乱になりました。当時、私はシステム部門のではなかったのですが、大変な騒ぎになったのを覚えています。おそらく、当時は開発環境と本番環境が完全にセパレートされ、規模も全く違ったのでしょう。15年も経てばサーバーのパワーも圧倒的に違うでしょうし…。 とにかく、ハードウェア的なトラブルがないのは、システム部門としては本当に良かったです。 【システムの接続に難あり】 ハード的には問題ないのですが、ソフト的には大小様々な問題が出ています。 ひとつは、各部門システムとの接続です。カルテメーカーさんが提供するシステムの中で完結している分には何の問題もありません。電子カルテと、他のベンダーさんにお任せしている「部門システム」との接続でトラブルが多発しています。 当たり前といえばそうなのですが、身内のことはいかようにもできるのでしょうが、相手がいるとなると先方の事情もふまえながらやっていかねばなりません。 臨床検査システムや、透析支援システムなど、電文のやり取りがおぼつかないケースや、スキャナで取り込んだファイルを部門システム仕分けて保存するはずがうまくいかないなど、「システムの問題」は「接続の問題」と置き換えてもいいくらいです。 【やはり運用】 もう一つの問題は、「運用」の周知徹底です。「こういうときは、この場所に記録する」、「記録する時は、この順番で」など、職員同士で示し合わせて置かなければならないことが徹底されていないがゆえに、指示を出す側と受ける側で食い違ってしまいます。 幸い、明らかに「これは入力者が段取りを理解していない」というのが明らかなケースばかりなので大事に至っていませんが、稼働後に起きている問題を、ハード、システム、運用で仕分けるとすれば、

報告します。2012年12月1日より、電子カルテが稼働しました。 【壮絶な機器設置】 すっかりブログの更新が滞っていましたが、最後の1週間は本当に忙しかったです。11月22日にクライアントPCの最終の大量納品があり、23日（金・祝）～25（日）の3日間で、設置・設定専門の業者さんが一気に配置。やりきれないものや、現場がどうしても置けないものは、最後の週にカルテメーカーさんと当院のスタッフ（私以外に2名）で設置しました。 私が、文字通り「司令塔」になって、設置場所とアポを取り、PCの設定を、業者さんやスタッフに指示して設置していきました。 「クライントPCの設置なんて、しっかり計画を立てれば、あとはその通りやれば…」とツッコミが入るのは承知しております。 ところが、導入スケジュールが終盤に差し掛かってくると、どうしても計画通りにいかなくなるのです。 急な変更 稼働前のリハーサルをこなして初めて気づく問題点があります。「ここにPCがなかったら、受付がパンクする」とか、「請求書と領収書には別の用紙を使うことになったので、プリンタが2台必要になった」とか。バーコードプリンタやスキャナなどは、なかなか運用のイメージが湧かないので、なおさらです。 貸出のやりくり 稼働が近づくにつれて、各部署で「運用の打ち合わせのために実機を使いたい」、「マスタの作成・確認作業のため」、「シミュレーションのため」など、いろいろな理由で、貸出機の要望が出てきます。その都度設置する場合や、一定期間貸し出すなど、いろいろなオーダーが入ってきます。 設置場所の確保 「旧システムを稼働前日まで使うので、設置するスペースがない」とか、「テーブルを注文してあるので、それが入るまで待って」とか。 と、様々な事情で、計画の変更が求められます。「今さら計画は変更できません」と突っぱねれば良いのですが、どうしてもそれができない性格なもので…。 で、いろいろやりくりをしていると、そのうち、どこにどのPCが設置されているのか、管理が煩雑になってきます。ある程度、デスクトップPC、ノートPCそれぞれ機種は統一しているのですが、コンピュータ名、有線・無線LANの設定、プリンタの設定、その他周辺機器のセットとドライバの構築など、個別の設定があり、それらを間違えると機能しません。 「I