中規模病院の経営企画室のブログ

2012年に電子カルテを導入し、半年が経過しようとしています。 いくつかの部門システムが、その機能を電子カルテに引き継ぎ、お役御免となりました。 レセプトシステム カルテ出庫システム 予約システム 看護支援システム 健診システム ME機器管理システム その他、電子カルテに引き継いだわけではありませんが、同時にリプレイスとなった部門システムも結構あります。 PACS（数十台のビューワー含む） 調剤システム 栄養計算システム 中には、まさしく「完全移行」したものもあれば、過去のデータを見る可能性があって「最低限のものを残して撤去」したものもあります。 じつは、これらの撤去したPCが、病院の倉庫の中に、文字通り「山」になっています。 最近、少し…、ほんの少しだけ余裕が出てきたので、これらを処分しようという話になりました。 これらのPCですが、やたらと捨てて良いわけではありません。 【廃棄処分】 専門の廃棄処分会社に委託しなければなりません。もちろん、お金がかかります。会社によって、費用にはばらつきがあるようで、当院では総務課が数社に見積もりをとってくれています。 安いからといって、マニフェストが提出できないような会社には任せられません。 【固定資産・リース契約】 やっかいなのがこれです。金額が10万円以上なら、固定資産として計上されているので、廃棄するとなれば、「廃却」処理をしなければなりません。 リースだと話はもっとややこしくなります。リース中の物件は勝手に処分できないし、再リース中であれば、今後再リースを契約しないように、やはり事務処理をして置かなければなりません。 で、これらをしっかり手続きしようとすると、分厚い固定資産台帳や、リース契約書のファイルと格闘することになります。 すぐに分かる書き方をしてくれていれば良いのですが、購入時に数年先の言葉で気が回らないのでしょう。「○○一式」とか、メーカーや型番が書いていなかったり、もう、何がなんだか…・ 今週は、倉庫と経理課を往復する日々です。

「 ネットワークの障害、続続報 」ということで、これまで何度か、当院のネットワークが不安定であることを書かせていただきました。 現在も、決定的な原因は特定できず、いろいろ調査を進めている次第です。 月に1、2回、ネットワークが瞬間的に途絶したり、遅くなったりするのですが、今のところ、致命的なトラブルにはなっていません。 当院の電子カルテでは、サーバーとクライアントPC通信するのは、データを読み書きする時だけで、常に通信しているわけではありません。なので、瞬間的な停止はよほどタイミングがあわない限り気づかないのです。 仮にタイミングが合っても瞬間的なものなので、おそらく現場では「ん！なんか遅…」くらいなのではないかと思われます。 ネットワークの停止にナーバスに反応する機器もあります。当院では自動精算機がその代表です。精算機はネットワークが使えない状態、つまり、「精算できない時」に現金が入ってしまうことを避けるため、ネットワークが途絶するとすぐに「使用不可」の状態になります。 いずれにしても、ネットワークの不安定は放っておいて良い問題ではありません。 さて、今わかっている問題の一つに、「プリンタから大量のブロードキャスト」という問題があります。 当院では、電子カルテの導入時に、A4モノクロレーザープリンタを大量に導入しました。このプリンタが、全てブロードキャストを大量に発しているというのです。 そもそも、トラフィックの観点から不要なブロードキャストはなるべく抑えたいものです。さらに、ネットワークの施工会社によると、この「プリンタからの大量のブロードキャスト」が、当院のネットワークで唯一ログが取れるL3スイッチのログファイルを埋め尽くしており、ネットワークトラブルの原因を分析しにくくしているというのです。 さっそくこの件で、プリンタのメーカーさんに対応をお願いしたいのですが、どうやら「これが仕様」ということらしいです。 現在、メーカーさんに対策をねっていただいていますので、メーカー名と品番を明かすことは避けますが、結果はまた記事に書きたいと思います。

電子カルテの導入を準備している時期、「待ち時間調査」についてこんな話をしていました。 私「電子カルテになったら、受け付け、オーダー、実施、会計って、時間が記録されるんですよね」 メーカー「もちろん。あらゆる場面でタイムスタンプがあるので、集計次第でいかようにも」 私「今まで手作業で記録していたので、きっと現場が喜びます…」 電子カルテ導入から数ヶ月が経過し、いざ待ち時間調査のロジックを組み立てることになりました。 すると、意外と難しいことに気が付きます。 各現場で「実施入力」をするので、その前後を集計すればよいのですが、この「実施入力」をいつするのかが、部署や、医療行為の内容によって異なってきます。 実施の直前で入力していればいいのですが、医療行為が終わってから実施入力するなど、いろいろなのです。 例えば、診療材料を使う検査では、検査の進行具合によって使う量が異なることがあり、どうしても実施入力が後になってしまいます。 では、受付時間でカバーできるケースもあるのですが、たいていは部門受付の後、多少の待ち時間が発生するので、正確ではありません。 行為の「開始時間」を記録すれば正確なデータがとれるのですが、そのために現場の手続きが一手間増えてしまうのもいかがなものかと。 日々、データベースと格闘しておりますが、システム部門だけではどうにもならない問題も多く、苦戦しております。

もうすぐ、電子カルテを導入してから6ヶ月が経過します。 我々システム部門は、大小様々な機能改善の要望に追われています。 システムの仕様に関わる大規模なことから、文書類のちょっとした文言の変更など、日々多くの要求が飛び込んできます。 中には、「なぜ最初からしていなかったのか」という話もあれば、ユーザーが上達してきたからこその提案もあります。 また、医療業の中では、新しい治療を採用したり、それにともないワークフローが今までとはまったく異なることも出てきます。今や電子カルテは病院運営の中枢にあり、新しい運用に合わせで電子カルテをカスタマイズしたり、逆に、どうしても機能が及ばない場合は電子カルテの仕様に合わせてワークフローを調整します。 そんなわけで、導入後半年経っても、全く落ち着きません。 カルテメーカーさんからも、「（導入後）1年程度は、バタバタするもの…」という話を聞いていたので、ある程度予測はしていたのですが、これほどまでとは。 病院からは「ある程度落ち着いてきた」と評価していただき、それはそれでありがたいのですが、一方で、「そろそろシステム部門の残業を減らしてくれないか」との指示を受けました。 たしかに、これまで本当にメンバー全員が毎日遅くまでやってきたので、毎月の勤怠届けがとんでもないことになっていたわけで、労務管理部門はさぞヒヤヒヤしていることでしょう。 仕事量は減ることなく、我々システム部門のキャパシティが縮小していけば、当然、仕事は溜まっていく一方です。 システム部門ではここのタスクリストを共有しているのですが、これが見事に増えていくばかり。 ソフトウェアのライセンス管理とか、ノートパソコンにキーボードカバーを付けたいとか、やりたいこと、いややらねばならないことはいくらでもあるのですが、なかなか手がつきません。 このブログをご覧の方で、今後電子カルテの導入を控えている方がいらっしゃたら、ぜひとも導入後の体制にも気を配っていただけるよう、お気をつけください。