電話回線を整理したい

今日は、「電話」の話です。

当院では、我々システム部門で、外線・内線を含め「電話」の管理もしています。
私はこれまでいくつかの医療機関に在籍してきましたが、どこの医療機関でも、「電話」に関しては、システム部門ではなく、総務課で管理していました。

当院では、システム部門が総務課から派生する形で誕生したのですが、どうも、その時に電話を管理していた者が、システム部門の担当になり、そのまま今に至るらしいのです。
いわゆる、「人に仕事がつく」というヤツですね。

ところで、医療機関に限らず、そこそこの規模の会社であれば、「電話料金の見直しを…」という電話が結構な頻度でかかってくるのではないでしょうか。

「御社の電話回線の使用状況から最適の…」、「このたび、新しいサービスが開始され、手数料などかからず、手続きするだけで月々の基本料が…」など、切り口はいろいろありますが、こういう電話を1本/月くらいで受けているような気がします。今月は、1本/週くらいで受けているような…。

私は、自分が「電話」に関して、あまり知識ないこともあって、この手の電話がかかってきた際は、なるべく時間をとって、直接お話を聞くようにしています。

各社で重複する話も多く、時には少し乱暴な話をいただくこともあるのですが、それでも「確かにそれは重要だ」という話をいただくこともあります。

【電話の見直しをやらねば】

それにしても、電話って、本当に複雑ですね。

まず回線の種類が、一般、ＩＳＤＮ、それから光（ファイバー？）、それぞれに得意不得意、できるできないがあって、それぞれに料金体型がある。提供している会社も、NTT系、KDDI系、ソフトバンク系とあって、もうなにがなんだか…。

一方で、請求書は回線ごとに来たりするものだから、全体が把握しにくく、1枚あたりの金額は高くても数万円だから、淡々と支払処理がされて、事務長の厳しい（？）チェックも通過しやすい。

ところが、全ての請求書を積算すると、結構な金額になります。当院では、100まではいかないものの、それに近いくらいの回線数があるのです。

電話ばかりは、毎日使うものなので、このコストを削減できれば、かなり経営に貢献できるはずです。

【システム部門で電話を担当すべきか】

冒頭で、これまで私が在籍してきた医療機関では、「電話は総務部門の仕事だった」と書いたばかりですが、今後はシステム部門が担当したほうが良いと思うのです。

思うに、音声通話とデータ通信を切り離して考えるのは、もう難しいのではないかと。
例えば、保守回線。今どきの医療機器は、「システム」という形で構成され、その中核にはサーバーがあり、そして、リモートで点検や保守を行うことは日常茶飯事です。
例えば、VPN。コストがだいぶ下がってきているので、分院がある医療機関で連携を強化するには、十分現実的な選択肢となっています。

こうなってくると、ある程度ネットワークの知識がないと、電話回線を把握し、管理するのは、現実的に厳しいのではないかと思うのです。


今回は「電話回線」について少し書いてみましたが、じつはいろいろと考えていることがあるので、おいおい書いていきたいと思います。
IP化、スマートフォン、BYOD、ナースコールとの接続、ハンズフリー、フリーアドレス…などなど。