病院パンフレットの増刷校正に追われています

現在、来年度の病院のシステム更新に向けて、計画立案に忙しく…といきたいところなのですが、予定にない突発的な仕事は遠慮なくやってくるものです。

今取り組んでいるのが、病院パンフレットの増刷。

パンフレットの用途

当院のような中小病院でも、パンフレットはそこそこお金をかけています。
中が10ページ、それに表と裏の表紙がつきます。

Web全盛の時代とは言え、

• 対面時、話のきっかけになる。
• 手元に残る、なにかのきっかけでまた目にする
• 第三者が手にする可能性がある

という紙媒体ならではのメリットは今も健在です。

いつも書いていますが、郊外の中小病院ということで、人材採用は常に悩みの種です。
少しでも、可能性が高められるなら、ということでパンフットやWebサイトには、「多少お金を使っても…」という考えです。

あとは、近隣や関係のある医療機関や施設にも配ったりします。

患者さんにお渡しすることはめったにないので、内容も「そういう」作り方をしています。
診療のことよりも、病院の規模や構成などがわかるような内容になっています。

使用量

現在のパンフレットを制作したのが2015年。その年の末頃に1,000部が刷り上がりました。
現在2019年が始まったばかりなので、3年で1,000部を使ったことになります。

当初の計画では、2年程度でリニューアルするつもりでいたのですが、職員に「節約」が染みついているのでしょう、3年もってしまいました。

「人材採用に寄与すること」を目的に制作しているので、使わないことは「良いこと」ではないのですが、これが中小病院の職員の気質なのでしょうか。

どうした総務課？

2019年、年が明けて間もなく、総務課の担当者が、なにやら事務長に相談しています。

直後、事務長に呼ばれて「もうパンフレットの在庫がないので、急いで増刷したいんだけど」と。

「…いやいや、いきなり私に言われても」とは心の声。

パンフレットに関する担当はそれぞれ以下の通り。

• 企画制作：経営企画室
• 配布・在庫管理：総務課

2015年当時、パンフレットの企画制作は経営企画室…というか私の方で担当しました。

ただし、私の仕事はそこまで。

その後の配布や在庫管理、つまり「運用」は総務課の担当となりました。

パンフレット増刷のタイミングは総務課であり、もちろん予算計上も総務課の管轄です。
この事態を招いたのは「総務課の責任」といわざるを得ません。

とはいえ、実を言うと、在庫のことはそれとなくチェックしていました。
もし、増刷の際に少なからず「修正」が必要になったら、その時は私の仕事になる可能性がかなり高いからです。（実際に今回そうなりましたが）

どうも、2018年の初旬には、かなり在庫が減っているということを知っていたのですが、「在庫管理は総務課の管轄」ということで、私から言及することはしませんでした。これぞ「縦割り」というヤツですな…、お恥ずかしい。

にしても、よくここまでもったものだと思っていたら、総務課職員がカラーコピーしていたのですと。

病院のイメージを誘導するためのパンフレットを、在庫がないからと言って「コピー」でバラまいているというのは、それはこそ問題だと思いますあが、なぜそこまでかたくなに増刷に踏み切らなかったのか…、よくわかりません。

増刷といっても簡単にはいきません

かくして、在庫状況を知った事務長から「直ちに増刷」と指示が出たのですが、まあ、3年以上経過したら情報も古くなります。

ということで、気になる箇所はやはり「修正する」ということで、晴れて（？）私に仕事が回ってきました。

それも、とにかく「急ぎ」で。

施設のスクラップアンドビルドや、ベッド数・検査数などのいわゆる「スペック情報」は、淡々と事実を調べて掲載すれば良いのですが、面倒なのは「作文」です。

最初に制作したときは、プロのライターさんが、関係者にインタビューして文書を書いてくれました。

今回はそんな時間はないので、全て自前…というか私がやらなければなりません。

このブログの通り、私は「文才」がなく、どうも気の利いた文章が書けません。

そして他の仕事が停止する

というわけで、ここ数日、今抱えている他の仕事にまったく手がつかず、です。