サイボウズLiveの引っ越し先が決まらない

ここ数年、私の仕事の管理は、サイボウズ社のグループウェア、サイボウズLiveに頼りっきりです。

このサイボウズLive、すでに2019年4月15日でサービスを終了することを発表されています。

サイボウズLiveサービス終了のお知らせ（2017/10/24）

もともと、無料のグループウェアだから文句も言えないし、捨てる神あれば拾う神あり、受け皿になるサービスがそのうち見つかるだろうと、あまり心配していませんでした。

ところが、サービス終了までほぼ半年の現在（2018/10/11）、まだ引っ越し先が見つかっていません。

秀逸なTodoリスト

サイボウズLiveの魅力は「Todoリスト」、これにつきます。

私の仕事は、プロジェクトものが多く、一つの案件が数ヶ月単位になります。なので、細かく「いついつこれをやる」ということはあまり多くないのです。

例えば、「電子カルテの検査と投薬のデータを集計して、条件に見合う患者さんを抽出する」という案件が出てきたとします。
何をどこまでやったら「完成」か、それは刻々と変化していきます。一定のアウトプットができても、その段階で「もっとこうならないか」という要望がでれば、次のフェーズが始まります。

なので、スケジューラーよりも、案件を管理するための「Todoリスト」の方が、私の仕事には馴染むのです。

サイボウズLiveのTodoリスト

Todoリストに、タスクを追加するのは、多くのグループウェアと同じです。

サイボウズLiveのTodoリストの特徴は、1件1件のタスクに「コメント」を追加できることです。

おそらく、この「コメント」機能は、メンバーが意見を言い合ったりすることを想定したものだと察するのですが、私はこれを、「報告」として使っています。

一つのタスクに対し、関係するあらゆることを入力します。

• 会議の決定事項
• 取引先との打ち合わせの概要
• 進捗状況

その他、気づいたことは何でも。

情報共有基盤として

タスクを共有しているメンバーは、メールやダッシュボード画面でコメントが確認できるので、状況がどうなっているのか把握することができます。

メンバーの案件管理に

リストのソート順がいくつか選べます。

私は、「最終更新日」を「降順」でソートします。すると、ホットなタスクが常にトップに来るので目につきやすくなります。

一方、周期的に、リストの下の方に沈んだタスクをチェックします。このタスクは止まっていても良いものなのか、止まっている理由は何なのか、普段自分が目にしない案件もこうして定期的にチェックすることにより、「忘れていた！」を防いでいます。

過去案件のデータベースに

そして、これが最も重要なところです。

こうして、案件の成り行きを逐一入力すると、かけがえのないナレッジベースになります。

例えば、年に1回、毎年こなす案件でも、その年によって少しずつやり方を変えるような案件は、「前回、前々回は、なぜこうしたのか」がわかるようになります。

忙しい中で仕事をしていると、「次回のために記録を残しておく」ということが後回しになり、そうこうしているうちに「次回」がやってくる、といことはありませんか。

そんなときに、強力なナレッジベースとして活躍するのです。

移行先見つからず

サイボウズLive終了の終了が半年後に迫り、正直焦っています。

現在、市場には多くのグループウェアが有料･無料を含めて存在していて、ここ最近はいろいろなグループウェアと試しているのですが、いまだに決定的なものが見つかりません。

「こうなったら有料でも…」ということで、サイボウズOffice10を試してみたのですが、これもやはり違います。

同じ会社が運営している、いわば「上位」サービスだと思っていたのですが、使ってみたら別モノでした。

そんな中、私の使い方に一番地かであろうと思われるのが、ヌーラボ社の「Backlog」。

有料であることは、この際受け入れるしかないと思っているのですが、一番の問題はサイボウズLiveのデータの移行です。

移行ツールが同社からリリースされているのですが、コマンドラインで操作するJAVAベースのツールなので、正直私にはハードル高すぎです。

有料になっても良いから、サイボウズLive、継続してくれないかな～と、本気で思っています。