部署内の「回覧」、どうしてますか

連休明け、こんなことがありました。


会社の福利厚生の一環で、小学校や中学校などにこの4月から新しく入学した子どもがいる職員は、「修学祝い金」として、臨時の手当が受け取れる仕組みがあります。

その「修学祝い金」ですが、「申請」の手続きをしないと受け取れません。

で、申請の締め切りがGWの連休前、4/26だったのですが、私の所属する「事務部」の手続きがまだ終わっていないとのことで、何やらもめていたのです。


私の職場では、勉強会の案内や、会議の議事録、今回のような職員個人に手続きを求めるような案件があると「回覧」を使います。

A4の紙に、事務部に所属する職員の一覧があって、書面を受け取った（確認した）人は、サインとして確認した日付を書き次の人に渡す、という文字通りの「回覧」です。

で、その回覧文が、どこに行ったのか、どこで止まっているのかわからず、連休を経て、締め切り日から10日以上経ち、いまだに行方不明とのこと。

ちなみに、私もこの回覧文、目にしていません。

事務局から、「改めて回覧するので、今度は速やかに処理してください」と、回覧文を制作し直したとのことです。


まあ、こんなことが年に数回はあります。

完全に紛失してしまうことは1回あるかないかですが、「あの回覧、今どこに行っている？」みたいなことは、結構な頻度であります。「〇〇係で止まっているのでは…」、「〇〇室で見たんだけど、いつだったか…」なんて会話がよく聞こえてきます。


ここまで読んで、この「IT」の時代に、なんとも嘆かわしい…、と思われる方も多いと思います。
しかし、これが現実です。

特に医療機関の事務部門には、純粋な「事務」ではない職員も多く存在します。送迎バスの運転手、設備担当、サプライのデリバリ、清掃、警備担当、など、自分のデスクがない、専用のPCがない職員が多くいます。
だから、全員メールやグループウェアで処理、というわけにもいかないのです。

とはいえ、PCが与えられている職員だけでも、グループウェアで処理したら良いと、ずっと前から提案しているのですが、一向に変わる気配なし…です。

よその医療機関さんでは、どうしているのでしょうか…。