部署内の情報共有はサイボウズLiveを使っています

最近、たくさんの人から、「備忘録やTodoなど、なにを使っているか?」という質問をいただくことが多いです。この手の話題は嫌いじゃないので、始まると結構盛り上がってしまいます。

個人的には、Googleのアプリケーション群の他、いろいろと使い分けているのですが、仕事の管理は基本的にサイボウズLiveです。

いろいろなクラウドサービス、Googleカレンダーや、Dropbox、Evernoteなどは、複数人で使うことによってその価値が飛躍的に向上します。ただ、病院で「公式」に採用しているわけではないので、「一緒に情報共有してくれたらな～」くらいで、オススメはするけど基本的に「任意」です。
しかし、このサイボウズLiveだけは、完全に「強要」しています。システム部門のメンバー全員が参加し、仕事の進捗はすべてこのサイボウズLiveに書き込むルールになっています。

サイボウズLiveのココがいい－無料

まずは、なんといってもコストでしょう。病院の公式採用ではないので、メンバーに勧めるにも、お金をかけるわけにはいきません。

サイボウズLiveのココがいい－クラウドサービス

クラウドのグループウェアは増えてきているので、この点についてはサイボウズLiveが特別いいということではありませんが、「無料」というメリットと合せて考えると、院外の人と協業するときに、勧めやすいです。

その他、更新情報をメールで配信できたり、スマホ用のアプリケーションが提供されていたりと、場所やデバイスを選ばず使えるのも良いところです。

サイボウズLiveのココがいい－スレッド型のTodo管理

そしてなんといっても、この強力なTodo管理がサイボウズLiveの最大の魅力です。

システム部門の業務は、「〇時から〇〇会議」というような「スケジュール管理」よりも、「〇日までにこの課題をクリアする」っていう「タスク管理」型の仕事の方が多いと思いのではないでしょうか。

なので、カレンダー機能よりも、Todo管理機能の使い勝手が重要です。

サイボウズLiveのTodo管理は、まずスレッドを立て、そこに経過を追記していく仕組みになっています。この仕組みのどこが良いかというと、

• 経過がわかる
  単発のTodoではないので、スレッドを読めば、ここまでどんな課題があって、どのように解決した（してない）のか、そしてなぜそうなったのかがよくわかります。
• フィルタ機能で全体が把握しやすい
  担当者別、進捗別に絞り込んだり、期限順、最終更新日順などでソートできるので、部署全体でどんな仕事を抱え、なにが滞っているのかを把握するのが容易です。
  私は、基本的に最終更新日の降順でソートしています。すると、進展のあるものがリストの上に来るので、これを順にチェックします。
  たまに、昇順でソートすると、更新されていない、つまり滞っているスレッドをチェックして、メンバーに状況を確認したりしています。
• そのままナレッジベースに
  完結したスレッドが、そのままナレッジベースとして機能します。例えば同類の問い合わせがあったときに、当時参加していないメンバーでも、キーワード検索でスレッドを探せば、たいていのことがわかります。
  また、年次の業務なんかだと、前回どうやったか忘れる事ってありませんか。思い出すまでにあっちをひっくり返し、こっちをひっくり返し時間がかかる、あげく同じミスをしたりして...。そんなとき、過去のスレッドをみると、「この部署に声かけなかったらトラブった」とか、「動かないと思ったらドライバ入れ忘れてた」とか、走馬燈のように苦い記憶（？）がよみがえります。

ウチの部署の職員、サイボウズを使うように求めたときは、かなり反応悪かったです。スレッドに、ことの経過をいちいち記録するっていうのが面倒で…。

それが今では、この書きためた情報が貴重なナレッジベースになっていることを職員全員が実感しています。

ここからは余談です。

先日、職員の一人がこんなスレッドを立てました。

「看護部〇〇師長よりシステムの変更依頼。これまで〇〇検査の受付を神対応で…」って、紙対応の変換ミスでは？
「神対応だったら現状維持してもらったほがいいのでは」とみんなにツッコまれていました。