郵便物の管理簿がなんとかならないか

医療機関に限らず、組織の規模が大きくなるにつれて、送る方も受ける方も、取り扱う郵便物の量が増えてきます。

そこで問題になるのが、正しく郵便物を送ったのか、受け取ったのか、という情報。

「先週送ったはずの書類が、まだ先方についていないらしい、いつ発送されたのか」
「そろそろ〇〇の案内が来ているはずだが届かない、他の部署に行ってしまったのでは」

なんていうトラブルが起きます。

そこで、郵便物の「発信簿」、「受診簿」を作って、「ちゃんと記録しろ！」ということになります。

医療機関ではだいたい総務部門の仕事ですね。

記録の手間と、検索の手間

当院では、これを手書きでやっているわけです。

たまに「その部屋」の前を通ると、膨大な量の郵便物をさばく光景を目にしますが、

「ホント、毎日よくやるわ～」と思いながら眺めます。

改めて書きますが、「毎日」のことなので、本当にご苦労様です。

そして悲惨なのが、履歴をさかのぼるときに、目視で探すしかないこと。

前述のようなトラブルが発生したときに、せめてExcelなどで管理されていれば、一発で検索できるのですが、とにかく目で追って探すしかない。

代案提示するも反応なし

これまで何回か「そのアナログなやり方を捨てないか」と提案したことがあります。

アプローチは2つ。

①管理簿をExcelに

とりあえず、「ノートに手書き」でやっているものを、Excelに置き換えたら、

1. 記録時にオートコンプリートが使える
2. キーワード検索ができる
3. ネットワークで共有できる

のメリットがあります。

②スキャナで読み取る

もう一つは、検索はあまり期待できませんが、記録の手間を省こうというもので、とにかく郵便物を撮影して、画像として保存するというもの。

デジカメでデスクの上にアームで固定して、バシバシ撮れば記録する手間が必要ありません。

予算があれば、PFUのSV600など、この用途に適したスキャナも出ていますし。

画像だとExcelの用にキーワード検索ができませんが、そこは頻度の問題です。

「あの郵便物は…？」と検索する機会が頻繁にあるのならこの方法は使えませんが、年に数回あるかないかだったら、その時は仕方ないけど、毎日の記録の手間を軽減する方が、トータルでメリットがあるかと。

最近のスキャナのOCR（文字認識）がどのくらいの精度かわかりませんが、手書きの宛名を安定的に読み取ることは難しいでしょう。

以上、2案を何度か提案しましたが、いずれも採用されず。まあ、私の部署の仕事ではないので、あまり強く言うこともできず今日に至ります。

そして繰り返される

今朝のこと。院長から、「〇〇病院さんで、近く新しい病棟のオープンがあるのだが、挨拶状や、式典の案内など来ているだろうか？」との問い合せ。

そのトーンは、新棟オープンを知らせる通知が「届いているか、いないか？」ではなく、明らかに「もうこの時期に届いていなければおかしいが、どこかに紛れていないか？」のトーン。

そして、ノートをひっくり返して手分けして探すいつも作業が始まるのでした。