電子カルテ上でデジカメの写真をどのように整理するか

電子カルテを運用して半年以上が経過し、我々システム部門に飛び込んでくる問い合わせも、すっかり変わりました。

導入直後は、「ログオンできない」とか「充電ができない」とか、そんな初歩的な話ばかりでしたが、ここのところは、「こういうことをしたいんだけど、なにかいい方法はないか」みたいな、カッコつけて言えば、ソリューションを求められる、みたいな。

さて、そんな中、最近の課題は、「デジタルカメラの画像の整理」です。

以前の記事でも紹介したとおり、当院ではRICOHのG700SEを全面的に導入しています。

患者様のバーコードを読み取ってIDを特定し、撮影した画像のファイル名にIDを含めて、さらにそれを無線LANで送信できるというスグレモノです。

一般的なデジカメと比べればとても便利なのですが、使いはじめると欲が出るというか…。

無線LANで送信てきるといっても、送信先はネットワーク上のどこかのフォルダになります。直接電子カルテに貼り付けられるわけではないのです。それで、当院ではサーバーの共有ドライブに放り込むようになっています。

ここで、問題が2つ発生しています。

【電子カルテ管理ではなくフォルダ管理】

最近、ある先生に指摘されて気がついたのですが、撮影した画像のすべてが電子カルテに貼り付けられているわけではないのだそうです。撮った写真はバンバン共有フォルダに送られるのですが、そのうち一部しか、電子カルテに掲載されてないのです。、現場の看護師がなぜ、一部しか扱っていないのかわかりませんが、先生方としては「なぜ我々が写真をすべて見ることができないのか」ということで不満を訴えているのです。

導入時に、看護部と話し合って決めた運用では、「フォルダは一時的な場所」ということになっていたのですが、それが徹底されていなかったようで、多くの看護師が「基本はフォルダ、そのうちピックアップしてカルテに貼る」と勘違いしているようです。

【フォルダが部署分けされている】

そもそも、前述の「すべて貼り付けてない」のがルールと違うのですが、それが事実上のスタンダードになってしまうと、次の問題が出てきます。

共有うフォルダは部署ごとに分かれているのです。

撮影したものをカルテに貼り付けるプロセスは、まさに手作業です。ファイル名を見て、カルテに取り込んでいきます。全ての部署から送られてくる画像が一つのフォルダに集まってしまうと、自分が今撮影したファイルを探すのがやりづらくなってしまいます。それで、共有フォルダを部署ごとに作成し、カメラには、その部署のフォルダに転送するようになっているのです。

結果的に、同じ患者様でも、A病棟に入院していた時の写真はA病棟のフォルダに、その後B病棟に転棟したらB病棟のフォルダになってしまうのです。

先生からすれば、「なんで、そんな管理になっているの？意味わからん…」と。

大きな問題はこの2つですが、その他、デジカメの管理やら、写真を再利用する場合の規定など、決めなければならなことがたくさんあります。